Assistent/in der Dienststellenleitung (m/w/d)

Der Army & Air Force Exchange Service, abgekürzt AAFES, ist eine Konsumgüterversorgungskette mit eigenen Ladengeschäften des US-amerikanischen Verteidigungsministeriums, die der Versorgung der US Army und der US Air Force dient.

Der Vertrieb erfolgt über die Geschäfte auf den Stützpunkten - die erhältlichen Waren sind zum Beispiel Bekleidung, Haushaltswaren, Kosmetika und Elektronik usw. AAFES bietet auch einen Internetshop an, über den – ähnlich einem Versandhaus – an alle US-amerikanischen Militär-Postadressen und Militärbasen ausgeliefert wird. Das US-Depot Germersheim wird das zentrale Warenverteilzentrum welches die in Europa stationierten US-Streitkräfte versorgen wird.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir :

38.5 Stunden in der Woche, Eingruppierung C-5 TV AL II befristet auf 12 Monate. Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch. Computerkenntnisse. Polizeiliches Führungszeugnis erforderlich.

Arbeitet unter allgemeiner Aufsicht. Entspricht den etablierten und systemrelevanten Transport- und Lagergrundsätzen, Vorschriften und Verfahren. Verfügt über gründliche Kenntnisse in verschiedenen technischen Lagersystemverwaltungsprogrammen.
Im Logistikzentrum Germersheim werden Aufgaben zur Unterstützung aller oder einer Kombination der Logistiksektoren Transport, Empfang, Lagerung, Auftragsauswahl und Versand wahrgenommen.

Die Tätigkeiten sind:

1. Coordinates, controls, and reviews the administrative activities of the DC managers office. Services as central source for advice, assistance, decision on administrative work phases and details to administrative, secretarial, and clerical personnel of the GEDC. Subject to approval, prepares internal procedures to interpret and supplement the Exchange Administrative Manual of Operations.
2. Receives phone calls and visitors. Based on thorough knowledge of mission and functions of the GEDC and the organizational structure of the Exchange, refers callers to supervisor when binding information is required; directs callers requesting technical information to persons concerned. Makes tentative appointments for supervisor and returns calls. Takes and relays messages. Communicates to other agencies on and off base.
3. Processes incoming and outgoing correspondence; reads and routes incoming mail; segregates material and determines matters requiring supervisors attention for action; forwards other matters to individuals concerned. Prepares replies to correspondence on the basis of indicative remarks from supervisor or in cases where original writing is limited to facts available in files or records. Notes suspense dates and follows up. Reviews correspondence, reports, and similar material emanating from various organizational elements prior to supervisors signature for procedural correctness, format, syntax, and completeness; proper assembling of attachments and enclosures. Ensures that only correct and complete material is submitted to the supervisor for signature.
4. Translates correspondence and similar material from German to English and vice versa. Interprets for management, the works council and other people who do not speak English.
5. May supervise the work of a small number of clerical personnel assigned to the office. Assigns work and reviews completed material. Controls and participates in the maintenance of timecards, leave charts, personnel record cards, and similar records. Maintains office records. May requisition supplies and forms.
6. Processes all phases of requests for Installation Passes for GEDC associates, drivers, and contractors to include preparation of statement of work. Coordinates with and answers questions and inquiries from ID Card and Passport Sections; solves discrepancies and advises on routine problems. Makes arrangements for the renewal of Installation Passes. Performs other related duties as assigned.

Verdienst: Step 1 3,102.58 Euro bis Endstep 4,247.34 Euro

Bitte Bewerbung an Nolandf@aafes.com senden.