Assistenz für die Ärztliche Direktion und Pflegedirektion (m/w/d)

Bewerben Sie sich bei uns als Assistenz für die Ärztliche Direktion und Pflegedirektion (m/w/d)

Zur Unterstützung unserer ärztlichen und pflegerischen Direktion suchen wir eine engagierte Assistenz (m/w/d), die mit organisatorischem Geschick, Diskretion und Kommunikationsstärke überzeugt. Sie arbeiten eigenverantwortlich, sind zentraler Ansprechpartner für interne und externe Kontakte und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft der Leitungsebene.

Das erwartet Sie

• Eigenverantwortliche Organisation und Koordination des Sekretariats der Pflegedienst- und ärztlichen Direktion (PD/ÄD)
• Pflege und Koordination der Terminplanung für die PD/ÄD sowie interne und externe Abstimmungen
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Terminen, Veranstaltungen und Dienstreisen – inklusive Protokollführung und Begleitung
• Zentraler Ansprechpartner für interne Abteilungen sowie externe Partner; professionelle Kommunikation in schriftlicher, elektronischer und telefonischer Form
• Empfang und Betreuung externer Gäste
• Sorgfältige Bearbeitung und Verwaltung des allgemeinen Schriftverkehrs, Postein- und -ausgangs sowie vertraulicher Dokumente und Daten
• Systematische Ablage, Dokumentenmanagement und Weitergabe relevanter Unterlagen
• Unterstützung der PD/ÄD bei allen administrativen und organisatorischen Belangen
• Mitwirkung bei der Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen und Berichten
• Überwachung von Fristen und Terminverpflichtungen
• Organisation und Begleitung betrieblicher Veranstaltungen (z. B. Einführungsveranstaltungen, Verabschiedungen, interne Events)
• Bearbeitung von Rechnungen und Beschaffung von Informationen zu diversen Sachverhalten
• Telefonische Vertretung der Geschäftsführung sowie der Pflegedienstleitung

Was für uns zählt

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise im Gesundheitswesen, oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung bzw. Qualifizierung im Bereich Führen eines Sekretariates ( z. B. Fachwirtin (m/w/d) Büromanagement bzw. Büroorganisation)
• Sicherer Umgang mit IT-Systemen
• Hervorragende Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Ausgeprägte organisatorische und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Belastbarkeit, Diskretion und Zuverlässigkeit
• Sicheres, freundliches und professionelles Auftreten
• Sehr gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Teamfähigkeit sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein

Darauf können Sie sich freuen

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in direkter Nähe zur Leitungsebene
• Ein vielseitiges Bildungsangebot für Ihre persönliche sowie fachliche Entwicklung
• Tarifliche Vergütung nach TVöD-K sowie Jahressonderzahlung, Zusatzversorgung, Entgeltumwandlung und vermögenswirksame Leistungen
• Programme zur Gesundheitsförderung
• Vergünstigungen und Corporate-Benefits-Rabatte
• Die Möglichkeit zum Fahrradleasing

Wir stehen für: Moderne Medizin mit menschlichem Gesicht! Unsere tägliche Arbeit ist geprägt von einem engen Austausch unseres Wissens, unserer Kompetenzen sowie unserer Erfahrungen. Eine motivierende Atmosphäre, Wertschätzung sowie das Gefühl der Zusammengehörigkeit machen die Arbeit in unserem Klinikum zu etwas Besonderem. Bereichern auch Sie unser Unternehmen!