Mitarbeiter/-in (m/w/d) Fachverfahrenskoordination Zeitwirtschaft

Arbeiten für Potsdam
vielseitig, flexibel, bürgernah

Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.

Potsdam wächst und damit auch die Aufgaben in der Verwaltung. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Fachbereich Personal zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit einen/eine

Mitarbeiter/-in (m/w/d) Fachverfahrenskoordination Zeitwirtschaft
Kennziffer 531.300.08

Ihre Aufgaben

Absichern des Funktionsbetriebs des Fachverfahrens (außerhalb der Module Lohn/Reisekosten)

Entwickeln von Arbeitsanweisungen zum Einsatz der Software (u.a. Anleiten der Mitarbeitenden)

Unterstützen bei der Konfiguration der Oberfläche des Portals (z. B. Rollen, Rechte, Parameter Masken/Menüs)

Betreuen der Anwenderinnen und Anwender zu technischen Fragen und im Umgang mit den Modulen/Programmen inklusive Ermitteln von Lösungen und Einbeziehung des Softwaredienstleisters

Ansprechperson für die Systemadministratoren und Systemadministratorinnen des IT-Bereichs und den Fachverfahrenshersteller

Organisieren von Hotline-Diensten für den Fachbereich Personal und die Gesamtverwaltung (Fehlerbehebung, Havarien, Störungen usw.) und Betreuen im Rahmen des First Level Supports)

Konzipieren und Implementieren einer IT-gestützten Personal- und Organisationsarbeit

Unterstützen bei der Einführung und Fortentwicklung von Softwaremodulen der Personalsoftware, wie bspw. Bewerbermodul und Beschäftigtenportal

Bestimmen von Zielen, Programmen, Maßnahmen und Terminen zur Einführung und Entwicklung der digitalisierten Personalsachbearbeitung in Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und Führungskräften im Fachbereich Personal

Zuarbeiten für die Vergaben bei der Softwarebeschaffung

Aufnehmen und Abgleichen der organisatorischen Leistungsprozesse mit den Funktionalitäten der Personalsoftware für eine elektronische Vorgangsbearbeitung

Fortschreitendes Entwickeln von Workflows im Verfahren und Implementieren neuer Prozesse für die Fachverfahren

Umsetzen der Leistungsprozesse im Fachverfahren

Konfiguration, Funktionskontrollen und Plausibilitätsprüfungen der elektronischen Arbeitsprozesse in Zusammenarbeit mit den zuständigen Sachbearbeitenden im Fachbereich

Erarbeiten, Einführen und Weiterentwickeln von Formularen und Belegen

Vornehmen von Auswertungen aus der Datenbank nach den Anforderungen der User (u.a. Reports, Analysen und Personalstatistiken) sowie Zuarbeiten für Statistiken

Pflegen der elektronischen Rechte-/Nutzerverwaltung in Zusammenarbeit mit der Fachverfahrenskoordination

Überwachen der Funktionalität der Module und Programme

Analysieren von Fehlern und Veranlassen der Behebung dieser

Betreuen des Ticketsystems

Bearbeiten der Zeitwirtschaft und von personalrechtlichen Ansprüchen

Berechnen und Hinterlegen von Zeiterfassungsmodellen sowie Schichtplanungen in der Software sowie Entwickeln und Begleiten von neuen Arbeitszeitmodellen

Überwachen der Zeiterfassung und Fehltageverwaltung

Beraten der Dienstplan- bzw. Arbeitszeitverantwortlichen Mitarbeitenden/Führungskräften

Ermitteln von Urlaubsansprüchen für Tarifbeschäftigte sowie Beamtinnen und Beamte

Überwachung und Information der Beschäftigten und Beamtenschaft über die Neuermittlung oder Änderung des Urlaubsanspruchs sowie Verjährungsfristen durch unterschiedliche Ereignisse (z.B. Neueinstellung, Beendigung, Elternzeit, Langzeitkrank, etc.)

Pflegen und Überwachen der Urlaubsansparkonten der Beamtenschaft

Überwachen der Zusatzurlaubsansprüche nach SGB IX

Begleiten und Anwenden von digitalisierten Prozessen über die Software (z.B. Serienbrieferstellung)

Regelmäßige Plausibilitäts- und Korrekturprüfungen der Zeitbuchungen

Fachliche Anleitung der User und Ermitteln von Schulungsbedarfen sowie Organisieren von Schulungen

Ihr Profil

Bachelor-/FH-Abschluss in Verwaltungs-/Wirtschaftsinformatik, Öffentliche Verwaltung, Verwaltungsfachwirt/-in oder vergleichbar

Einschlägige Berufserfahrung im öffentlichen Bereich

Hohe Medienkompetenz insbesondere im Umgang mit Standardsoftware

Sehr gutes IT-Basiswissen sowie fundierte Kenntnisse zum Aufbau und zur Funktionsweise von IT-Infrastruktur und Fachsoftware sowie auf den Gebieten BDSG, DSGVO, BbgDSG, BSIG, OZG, EGovG, BbgEGovG

Hohe Fachkompetenz im Bereich Zeitwirtschaft (bspw. Urlaubs-/Resturlaubsanspruch) sowie der Personaleinsatzplanung

Sehr hohe Konfliktfähigkeit und Belastbarkeit, Kommunikations- und Kooperationskompetenz und eine hohe Dienstleistungsorientierung

Unser Angebot

Ein attraktives Gehaltspaket in der Entgeltgruppe E 9b mit einem Bruttomonatsgehalt von 3.566,89 € - 4.429,89 €gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung

Eine jährliche Sonderzahlung sowie eine Prämie nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und einen monatlichen Arbeitgeberzuschuss zum ViP-Firmenticket

Ein vielfältiges Aufgabengebiet sowie ein attraktives Arbeitsumfeld

Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. und 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage

Bis zu 50 % Mobile Work

Team-Tage und weitere Events

Strukturiertes Einarbeitungsmanagement und eine gute Feedbackkultur

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte bis zum 17.07.2025 online über unser Karriereportal.