Office Manager

Für ein renomiertes Fin-Tech Unternehmen mit Standorten in über 20 Ländern suchen wir einen Office Manager für die Standorte Düsseldorf, Frankfurt und Zürich. (Arbeitsort ist Düsseldort, Frankfurt und Zürich werden remote von Düsseldorf aus organisiert)

Aufgaben

Sie bieten unseren Mitarbeitern, sowohl im Büro als auch im Homeoffice, sowie Gästen unserer Büros ein erstklassiges Arbeitserlebnis.

·         Verwaltung der wichtigsten eingehenden Kommunikationskanäle und der Korrespondenz, einschließlich Telefonanrufen, Postfächern und Paketen.

·         Unterstützung bei der geplanten und Ad-hoc-Wartung und Instandhaltung der Räumlichkeiten und der Ausstattung, einschließlich der erforderlichen Sicherheitskontrollen, sowie bei Bedarf Abstimmung mit Auftragnehmern.

·         Unterstützung bei der effektiven Abwicklung von Facility-Contract-Services, einschließlich: Gebäudeinstandhaltung, Einkauf, Poststelle, Sicherheit, Reinigung, Abfallmanagement, Schreibwaren, Pflanzen, Kaffeemaschinen, Umwelt- und Gebäudeberatung.

·         Allgemeine Büromanagementaufgaben, einschließlich Besprechungsraummanagement und Moderation von Telefonkonferenzen, Verwaltungsaufgaben wie Rechnungen, Lieferung und Lagerverwaltung von Büromaterialien, Visitenkartenverwaltung, Firmenartikel,monatliche Büroveranstaltungen, Sommer-/Weihnachtsfeiern und Engagement-Aktivitäten, Kurierbuchungen usw.

·         Unterstützung bei Ad-hoc-HR-Aufgaben

·         Umzüge und Projektkoordination

·         Eröffnung/Schließung von Büros

·         Verwalten Sie die Vermieterbeziehung

·         Unterstützung bei Marketingveranstaltungen und Engagement-Aktivitäten

·         Unterstützung der Sorgfaltspflicht sowie von Gesundheits- und Sicherheitsprogrammen mit umfassenden Richtlinien und Praktiken für Büro- und Heimarbeiter

·         Unterstützung bei allen relevanten Schulungen für Mitarbeiter im Bereich Gesundheit und Sicherheit nach Bedarf

·         Reisemanagement

·         Unterstützung bei Ad-hoc-Reisebuchungen für Vorstandsmitglieder, falls erforderlich
 
Fähigkeiten, Erfahrung und Kenntnisse

·         Nachgewiesene Erfahrung in der Büroverwaltung und/oder als Rezeptionist in einem Unternehmensumfeld, einschließlich Tagungsdiensten, Veranstaltungen und Einkauf

·         Erfahrung im Bereich Gebäudemanagement, Gesundheit und Sicherheit. Eine IOSH-Zertifizierung ist nicht erforderlich, aber erwünscht

·         Erfahrung im Gastgewerbe ist von Vorteil

·         Hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten und nachgewiesene Fähigkeit zur Zusammenarbeit. Fähigkeit, pragmatische Lösungen zu finden und sich an veränderte Situationen anzupassen

·         Gute mündliche und schriftliche Englischkenntnisse

·         Ausgezeichnete Fähigkeiten im Organisations- und Zeitmanagement

·         Freundliche Persönlichkeit mit der Fähigkeit, Initiative zu ergreifen

·         Gutes Multitasking mit der Fähigkeit, unter Druck ruhig und konzentriert zu bleiben, aber auch gutes Zeitmanagement und das Setzen von Prioritäten

·         Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten und bei Bedarf Termine einzuhalten

Haben wir Ihr Interesse geweckt ? Wenn ja, dann bewerben Sie sich gerne über dieses Portal oder per Mail an bewerbung@mudit.de